Postai levelek, ügyfélszolgálati iratok,
különböző telephelyeken keletkező
dokumentumok digitalizálása,
egységes kezelése
Naponta keletkező papírok,
irattári dokumentumok szkennelése,
a rajtuk található információk rögzítése
Beérkező papíralapú és elektronikus
számlák, szállítólevelek feldolgozása,
számlaadatok rögzítése,
pénzügyi megfelelőség ellenőrzése
Tevékenységünk lényege, hogy papíralapú dokumentumokban tárolt adatokból képet és kereshető elektronikus adatállományt állítsunk elő.
A DocuScan Kft. megalakulása óta, immár közel két évtizede állandó és meghatározó résztvevője az ország dokumentumkezelési piacának. Egy nagyvállalat stabilitásával, mégis a középvállalatokra általánosan jellemző flexibilitással szolgáltatunk, munkánkat a hatékony, költségtakarékos és környezettudatos szemlélet jellemzi.
Fuvarlevelek, munkalapok, ellenőrzési jegyzőkönyvek. Csak néhány azok közül, melyekből akár több száz is keletkezhet naponta. 24 órán belüli adatfeldolgozás…
Térképtárak anyagainak feldolgozása, műszaki rajzok, tervrajzok és az ezekhez kapcsolódó tervdokumentációk, műszaki leírások feldolgozása…
A digitalizált dokumentumok
adatait (képet és az információkat) testreszabottan, az ERP-rendszerébe integrálható formában
adjuk át…
A digitalizálás helyett előfordulhat, hogy a dokumentumok rendszerezésével is hatékony adathozzáférés
biztosítható…
Az elektronikus dokumentumokra épülő folyamatkezelés költséghatékonnyá teszi a munkaszervezést!
A papíralapú dokumentumok kiváltásával nagyobb üzleti biztonságot, jobb szervezeten belüli adatelérést és hatékonyabb munkaszervezetést érhetünk el. A kevesebb papír kevésbé zsúfolt munkakörnyezetet és fenntartható fejlődést eredményez.
Az elektronikus dokumentumokra épülő munkafolyamatokkal csökkenthető a napi üzletmenetben előforduló feladatokra (például számlajóváhagyás, vagy szerződésvéleményezés) fordítandó költség és idő.
Az elektronikus dokumentumok használata lényegesen kisebb biztonsági kockázatot jelent üzleti szempontból. Megfelelő jogosultság kiosztással nem csak a betekintők köre korlátozható, de az iratkezelők tevékenysége is követhetővé válik.
A papír alapú dokumentumokból költséges és lassú adatot keresni, információt szolgáltatni. A digitalizálásnak köszönhetően a papír alapú dokumentumon található információk beépülhetnek az üzleti folyamatokba, a feldolgozás után nem szükséges az iratokat tovább tárolni.
Abban az esetben, ha a papírokon található információkat a későbbiekben fel szeretné használni! Megsemmisítés előtti digitális archiváláskor – ha a papíron található információk további felhasználása nem tervezett – érdemesebb adatrögzítés nélkül szkennelni és eltárolni a dokumentumok képeit.
Szkennelési kapacitásunk napi több százezer oldal feldolgozását is lehetővé teszi, a digitalizálási időt mindig a szabad kapacitás, illetve a digitalizálás során megvalósítandó feladatok összetettsége határozza meg (milyen a dokumentumok fizikai állapota, mekkora adatmennyiséget szükséges kinyerni, milyen formátumú legyen az elvárt végtermék). Általánosságban 50-100 ezer oldal egyszerű feldolgozása 1-2 hét alatt valósul meg.
Az elektronikusan aláírt, hiteles digitális másolat az eredeti papír alapú dokumentum joghatásának kiváltására is alkalmas, így nem szükséges megőrizni és hosszú évekig tárolni az eredeti, papír alapú dokumentumot.
Minden digitalizálás feladat önmagában egyedülálló, ezért Ügyfeleink igénye alapján minden munkafolyamatot az adott projekt céljainak megfelelően személyre szabunk.
Egy projekt megvalósítása az alábbi lépésekből áll.
Szaktanácsadó kollégáink felmérik a tervezett feladatot, az egyeztetés során feltárnak minden olyan fontos tényezőt, ami elengedhetetlen a pontos feladat meghatározáshoz. Adott esetben javaslatot tesznek egy Ön számára kedvezőbb megvalósítási folyamatra is. A felmérés során munkatársaink helyszíni egyeztetést tartanak, kisebb feladatok esetén azonban e-mailes, vagy telefonos egyeztetés is elegendő a pontos ajánlathoz.
A tervezett projekt egyeztetése után egy árajánlatot küldünk részletes feladatleírással, szükséges ráfordítással és pontos határidővel. Amennyiben igényli, az ajánlat részleteinek személyes egyeztetésére is van lehetőség.
A szerződéskötést követően elkezdődik az operatív megvalósítási szakasz, melynek során adatfeldolgozó üzemünkben elvégezzük a szükséges beállításokat (eszközök, informatikai rendszer). Felállítjuk az ellenőrzési pontokat, kialakítjuk az üzemi feldolgozáshoz kapcsolódó szabályokat, végül ütemezetten végrehajtjuk a leegyeztetett feladatokat.
A projekt lezárásaként az előre egyeztetett csatornán (SFTP, adathordozó, webservice, stb..) és formátumban átadjuk a rögzített információkat (szkennelt képet, kapcsolódó adatokat), majd legvégül átadjuk a feldolgozott iratanyagokat.